Les 5 étapes du processus de contrôle des factures fournisseurs

Optimisez le traitement de vos factures fournisseurs et découvrez les 5 étapes clés de la procédure de contrôle. Zoom sur ce que vous devez savoir.

Vous avez récemment reçu vos factures et vous avez hâte de régler vos dettes ? Mais avez-vous déjà effectué une procédure de contrôle ? Celle-ci est essentielle pour limiter les erreurs et prévenir les fraudes. Elle tend également à renforcer la surveillance des activités financières de votre entreprise. Focus sur les 5 étapes clés de la procédure de contrôle des factures.

Vérifier des mentions obligatoires

Après la réception de vos factures, ne vous précipitez pas pour payer vos fournisseurs. Avant, vous devez en effet vous assurer qu’elles sont légales et qu’elles concordent avec vos commandes. Il s’agit de la procédure de contrôle des factures.

Qui doit contrôler les factures ?

Le contrôle des factures se fait au sein du service comptable de votre entreprise. Cependant, selon la taille de votre organisation, elle peut être assurée par d’autres départements et d’autres personnes, comme :

  • Agent de facturation
  • Expert-comptable
  • Chargé de facturation
  • Gestionnaire au bureau facturier
  • Responsable des factures
  • Comptable fournisseur
  • Le chef d’entreprise, dans la majorité des cas, pour une petite structure

Quels sont les éléments à contrôler sur une facture ?

Les éléments que vous devez contrôler sur une facture fournisseur sont nombreux. Si l’un de ces éléments ne figure pas sur la facture fournisseur que vous avez reçue, celle-ci ne peut être validée. Il y a notamment :

  • Le nom du fournisseur, son adresse et ses coordonnées principales,
  • Idem pour le client,
  • Le numéro de la facture,
  • La date d’émission de celle-ci,
  • Les conditions de paiement, la date d’échéance et les pénalités en cas de retard,
  • Les détails des produits ou services fournis,
  • Les prix et les quantités,
  • Le montant total à payer,
  • Le taux de TVA et le montant de TVA.

Comment vérifier la conformité d’une facture ?

Une facture conforme est un document qui contient toutes les mentions obligatoires qui doivent y figurer. Cependant, il faut toujours être vigilant : il faut s’assurer que celles-ci soient exactes. Car certaines factures fournisseurs présentant les éléments obligatoires ne sont pas toujours authentiques. À cet effet, vous devez mettre en œuvre une stratégie efficace pour vérifier la conformité des factures reçues :

  • Vous pouvez, par exemple, vous servir d’un logiciel pour vous assurer de l’authenticité de la facture.
  • Vous pouvez aussi reprendre les calculs et comparer vos résultats avec ceux qui sont présentés sur la facture. Effectivement, un zéro de trop ou une virgule en moins a un impact important sur vos activités.
  • Comparez la facture reçue avec les marchandises ou les services rendus.
  • Assurez-vous également de l’authenticité de la signature de votre fournisseur.

En l’absence de cette dernière :

  • Il est plus judicieux de ne pas valider la facture.
  • Demandez à votre fournisseur de vous en émettre une nouvelle.
  • Elle peut être frauduleuse, et le responsable du contrôle des factures se doit de vérifier que la signature est bel et bien celle de votre fournisseur.

Bien entendu, vous pouvez avoir certains doutes au moment de la vérification. Dans ces cas-là, inutile de perdre du temps, et contactez votre fournisseur pour obtenir des éclaircissements.

Faire le rapprochement avec le bon de commande

Cette seconde étape est très importante dans le traitement des factures fournisseurs. Elle réduit les risques de fraude et permet de détecter d’éventuels doublons de factures. Pour s’assurer qu’il n’y a aucune anomalie :

  • Comparez la facture avec le bon de commande et le bon de livraison.
  • Assurez-vous que les éléments qui y sont inscrits correspondent.

Pour ce faire, vérifiez que :

  • Le prix unitaire facturé est identique à celui qui est indiqué sur le bon de commande.
  • La description des produits et/ou des services correspond à ce que vous avez réellement reçu.
  • Les remises et les ristournes éventuelles ont été appliquées correctement, et qu’elles sont mentionnées dans la facture.
  • Les quantités commandées, livrées et mentionnées sur la facture sont les mêmes.
  • Le délai de règlement et les pénalités en cas de retards sont conformes à vos accords.

Que se passe-t-il alors si les informations ne correspondent pas ?

  • La facture ne peut être ni validée ni payée.
  • Vous devez ainsi contacter votre fournisseur.
  • Vous devez lui demander de corriger les erreurs ou d’ajouter les informations omises. 

Une fois la conformité de la facture prouvée, vous y indiquer la mention « bon à payer ».

Préparer le paiement

La troisième étape de la procédure de contrôle des factures est la préparation du paiement. Un bon à payer est à valider avant de régler le fournisseur. Après validation, vous ne pouvez plus émettre la moindre modification. Par conséquent, assurez-vous qu’aucune erreur n’est à déplorer. Vous pouvez ensuite passer au traitement comptable des factures fournisseurs. Certaines mentions, toutefois, doivent être respectées pendant cette étape :

  • Vérification des modalités de paiement fournisseur,
  • Vérification des informations bancaires de ce dernier si nécessaire,
  • Choix du mode de paiement selon les accords entre votre fournisseur et vous.

Ensuite, il ne reste plus qu’à saisir le paiement dans le système comptable.

Approuver le paiement

Une fois que tout est au point, le service comptable approuve le paiement de la facture. Vous réglez ensuite votre fournisseur selon le mode de paiement convenu : chèque, virement bancaire, espèces, paiement en ligne…

Classer et archiver les pièces comptables

C’est la dernière étape de la procédure de contrôle des factures fournisseurs, et non des moindres. En effet, une facture payée doit être classée et archivée. Selon la loi, ce genre de document doit être conservé au moins 10 ans.

Pourquoi parle-t-on d’archivage à valeur probante ?

L’archivage à valeur probante renforce la fiabilité d’un document et sa pertinence. En effet, celui-ci doit être :

  • Conservé dans sa version originale et ne contenir aucune modification, faute de quoi il n’est plus fiable et n’a pas une grande valeur en tant que preuve.
  • Intègre et uniforme dans son contenu.
  • Présenter une cohérence avec tous les autres documents qui portent sur le même sujet à la même période

En d’autres termes, la valeur probante d’un document garantit son authenticité et son intégrité.

Thomas C.
Thomas C.
Articles: 37

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *