Facture acquittée : définition, valeur juridique

Tout comprendre sur la facture acquittée : définition, valeur juridique et importance pour votre entreprise.

Pour apporter la preuve du règlement d’une facture, plusieurs approches sont disponibles, dont l’utilisation d’une facture acquittée. Cette dernière atteste du paiement effectué entre le fournisseur et le client, constituant ainsi une preuve formelle de la transaction. Zoom sur cette pièce comptable, sa valeur juridique, les informations requises et les alternatives envisageables.

Facture acquittée : de quoi parle-t-on ?

Qu’est-ce qu’une facture acquittée ?

Une facture acquittée, souvent désignée comme une facture réglée ou payée, est un document émis par un fournisseur ou un vendeur pour confirmer le paiement complet d’une dette commerciale par le client. Elle atteste que le montant dû a été intégralement réglé, servant ainsi de preuve que les obligations financières entre les parties ont été satisfaites.

Cette pièce justificative est cruciale dans les transactions commerciales pour officialiser le paiement et prévenir tout malentendu. Il s’agit d’un document qui peut être nécessaire pour des raisons fiscales, comptables, juridiques et pour le suivi des paiements et des créances. En cas de litige ou de besoin de preuve de paiement, la facture acquittée joue un rôle central.

Quelle est sa valeur juridique ?

La facture acquittée est bien plus qu’un simple justificatif comptable. En cas de litige entre le vendeur et l’acquéreur, elle se révèle être un véritable bouclier juridique, capable de faire pencher la balance en faveur de son détenteur.

  • Elle atteste du règlement des transactions en cas de litige : disposant d’une valeur légale devant les tribunaux, la facture acquittée constitue une preuve du paiement effectué par le débiteur au créancier pour la somme due, en accord avec les termes de l’article 1353 du Code civil.
  • C’est une preuve comptable : d’un point de vue comptable, ce document certifie le règlement complet de la facture par votre client, fournissant ainsi une traçabilité du flux de trésorerie associé. Du point de vue fiscal, elle confirme que la TVA a été payée par votre client et qu’elle doit être reversée à l’État par vous.

Est-ce obligatoire d’établir une facture acquittée ?

Contrairement aux idées reçues, la facture acquittée n’est pas obligatoire. Ni le Code de commerce, ni le Code civil ne l’imposent comme une formalité indispensable. Toutefois, elle est fortement recommandée en raison de sa validité juridique.

Comment établir une facture acquittée ?

L’établissement d’une facture réglée est une opération assez simple. En effet, vous n’avez pas besoin d’éditer une nouvelle facture. Il vous suffit de faire figurer certaines mentions essentielles. Cependant, il est primordial de savoir au préalable qui de vous (fournisseur) ou du client doit émettre ce type de facture.

Qui se charge d’émettre une facture acquittée ?

En général, c’est vous en tant que fournisseur, prestataire ou vendeur qui émettez la facture acquittée. Il vous incombe la responsabilité de générer la facture acquittée dès réception du paiement de votre client ou de votre destinataire, confirmant ainsi que le montant dû a été entièrement réglé.

La démarche consiste à envoyer dans un premier temps les factures fournisseurs à vos clients par le biais d’un logiciel de gestion d’achats ou un logiciel spécialisé. Votre client procède ensuite au paiement de la facture en conformité avec les modalités de paiement convenues. Une fois que vous avez la confirmation que le montant total est payé, vous pouvez émettre une facture acquittée.

Quelles sont les mentions obligatoires ?

Pour pouvoir qualifier votre document de « facture acquittée », il est nécessaire d’inclure les éléments habituels d’une facture, mais surtout les mentions supplémentaires suivantes :

  • La mention « acquittée » en manuscrit, par un tampon ou à l’aide d’un logiciel.
  • La référence du paiement.
  • La date de paiement.
  • Le mode de paiement.

Bon à savoir : Les informations habituelles d’une facture classique regroupent : vos coordonnées et ceux de l’acheteur, le numéro et la date de la facture, la description de la prestation ou du bien proposé, la TVA, le montant total hors taxe et avec la TVA.

Comment prouver un paiement en cas d’absence de facture acquittée ?

En l’absence de la possibilité de fournir une facture acquittée, il existe diverses méthodes pour prouver le paiement.

Quels sont les autres moyens de preuve ?

  • Le reçu de paiement : ce document signé par votre client peut attester du versement à une date précise. Il contient des détails tels que le montant, le mode de paiement et les coordonnées du payeur.
  • Le paiement par carte bancaire : les libellés d’opération ou les reçus, physiques ou virtuels, peuvent être utilisés comme preuve.
  • Les relevés bancaires : ils répertorient les transactions effectuées sur un compte, y compris les virements bancaires ou les chèques, fournissant ainsi une trace du paiement.
  • La confirmation de virement : émise par la banque de votre client ou acheteur, cette confirmation de virement détaille la transaction, notamment le montant, la date et les coordonnées bancaires.
  • Le contrat de paiement : si un contrat stipule les modalités de paiement, il peut servir de preuve.
  • La communication écrite : les échanges écrits où l’acheteur reconnaît le paiement peuvent être utilisés comme preuve.
  • Les témoins : le témoignage écrit ou verbal d’un tiers peut également être pris en compte devant la justice.
  • La confirmation de la transaction : les documents tels que les confirmations de commande ou les accusés de réception peuvent attester de la réalisation de la transaction et du paiement.

Le règlement d’une facture en espèces représente une situation complexe où obtenir des preuves peut s’avérer difficile. Si vous persistez à choisir ce mode de paiement, il est recommandé d’adopter systématiquement la pratique de mentionner cette modalité sur chaque facture.

Vous avez aussi la possibilité de solliciter l’intervention d’un expert-comptable ou d’un commissaire aux comptes pour certifier les pièces justificatives de paiement. Le cas échéant, un huissier de justice peut être mandaté pour constater officiellement le règlement d’une facture, ce qui la rendra admissible devant un tribunal.

In fine, la facture acquittée, qui confirme le règlement d’une facture par un client, revêt une importance capitale dans la procédure de contrôle des factures d’entreprises. Dotée d’une valeur juridique significative, elle assure la sécurité des transactions pour les fournisseurs et les clients, facilitant ainsi le règlement des obligations financières. Bien que non obligatoire, elle peut servir de preuve en cas de litige, d’où l’importance de garantir la présence des informations nécessaires pour sa validité.

Thomas C.
Thomas C.
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