Pour qu’un projet se déroule sans accroc, il faut qu’il soit bien cadré. Vous devez définir et consigner avec soin tous ses aspects, d’où l’intérêt de dresser un cahier des charges fournisseur. Mais que doit renfermer ce document et comment le rédiger efficacement ?
Les différents types de cahiers des charges fournisseur
Le cahier de charge est un document formel rédigé à l’intention du fournisseur. Globalement, il comprend tous les détails sur les attentes et les exigences d’une entreprise cliente pour la réalisation d’un projet. En outre, sachez qu’un cahier des charges fournisseur peut être fonctionnel ou technique. Et chacun de ces deux documents joue un rôle spécifique.
Le cahier des charges fonctionnel
Un CdC fonctionnel est aussi appelé CdCF. Comme son nom le laisse deviner, ce document renferme les renseignements sur les attentes fonctionnelles d’un article ou d’une prestation. Sa rédaction doit respecter la norme NF EN 16271. Ainsi, ce cahier des charges doit comprendre les informations suivantes.
Les informations précises sur le projet
Le client doit préciser ici à quoi le produit ou la prestation va servir. Aussi, il doit donner des précisions sur la quantité et volume nécessaire, le résultat que l’entreprise attend du service ou de l’article. Pour faire simple, toutes les informations sur les attentes du client concernant le produit ou le service doivent être consignées dans le document.
Description pratique des besoins
Le CdCF comprend aussi une description des besoins (la situation qui a généré la problématique). Ceci va permettre de faire une proposition de solutions ou d’offres. Ainsi, le cahier des charges fournisseur fonctionnel comprend aussi des détails sur les diverses contraintes à respecter (ex : qualitatives, environnementales, réglementaires, budgétaires).
Les critères pour juger de la qualité
L’entreprise client doit aussi définir des critères clairs qui permettent de s’assurer que ses besoins ont été remplis (ex : température, temps de réalisation…).
Le cahier des charges descriptif
Le CdC descriptif est plus communément appelé cahier de charge technique ou CdCT. Sa rédaction est basée sur le CdCF. Mais ce document est plus centré sur les techniques à employer ainsi que les moyens concrets à mettre en œuvre pour réaliser le projet.
- Son utilité : précise le cadre et les contraintes techniques.
- Son objectif : renseigner sur tout ce qui concerne les aspects techniques d’une prestation, d’un produit ou d’un projet.
- Les renseignements qu’il contient : les normes à respecter ainsi que les diverses contraintes techniques, les technologies et les composants à utiliser, le processus, les matériaux, les critères d’appréciations…
Les clauses obligatoires dans chaque cahier des charges
Bien que ces deux CdC contiennent des informations différentes, certaines clauses doivent impérativement figurer dans ces deux documents. Lesquels ?
- L’objet : le but et l’objectif du document (parler du produit et du service)
- Le périmètre : l’étendue du projet, les limites et les exclusions.
- Délais et planning : le calendrier, les dates de début et fin, les échéances importantes.
- Description (fonctionnelle ou technique) : détails sur les spécifications techniques et les fonctions du produit ou service.
- Exigences à respecter : les démarches ou autres précisions non négociables que le fournisseur doit respecter.
- Suivi du contrat : comment le contrat sera géré et suivi du côté fournisseur
- Les variantes techniques : précisions sur la possibilité ou non d’utiliser des méthodes alternatives.
- Confidentialité : les informations à ne pas divulguer.
- Les critères d’évaluations : les critères qui permettent d’apprécier la qualité des offres.
- Contacts : liste des contacts utiles pour la gestion du projet
- Les annexes techniques : les documents qui incluent toutes les informations complémentaires et détaillées sur diverses spécifications techniques.
Quel intérêt de rédiger un cahier de charge ?
Le cahier de charge est indispensable pour faire un sourcing fournisseur. En effet, c’est sur la base de ce document que les candidats idéals vont pouvoir se présenter et faire une proposition. Et toutes ces informations combinées dans le CdC vont permettre d’établir une base solide pour réaliser ensuite une gestion du panel fournisseur. Elles serviront de référence pour l’évaluation et le choix du candidat idéal pour le projet.
Ce document va également servir de guide et de référence tout au long de la relation commerciale entre l’entreprise cliente et le fournisseur choisi. Il permet de s’assurer que les produits ou prestations correspondent précisément à ce qui a été convenu entre les deux parties. D’ailleurs, le CdC est la base de référence que tous les intervenants utilisent pour coordonner leurs activités afin d’atteindre un objectif commun.
Les étapes clés pour rédiger un cahier des charges fournisseur
Le cahier de charge doit exprimer un besoin : nécessaire, réalisable, clair, vérifiable et cohérent. Pour pouvoir atteindre ces objectifs, vous devez respecter des étapes précises pour la rédaction du CdC.
Présenter le projet aux parties prenantes avec la méthode QQOQCP
C’est une méthode souvent utilisée en gestion de projet. Développée, QQOCP signifie : Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Pourquoi ? Répondre à ces questions va permettre aux parties prenantes d’avoir une vision d’ensemble claire de tous les aspects du projet dès le début.
Définir les besoins et les contraintes techniques
Dans cette étape, vous devez déterminer et exposer les besoins et les contraintes qui vont délimiter le projet. Ceci comprend essentiellement les exigences fonctionnelles et non fonctionnelles, le budget, le délai, ainsi que les ressources disponibles.