Il est indispensable d’avoir de bons fournisseurs car cela permet de faire proliférer votre activité et d’augmenter votre chiffre d’affaires. Une recherche minutieuse est dès lors préconisée. À cela s’ajoute une sélection stricte afin de trouver des partenaires de qualité. De quelle manière ? En maîtrisant le sourcing fournisseur. Découvrez les étapes essentielles de cette méthode pour trouver des partenaires de confiance.
Le sourcing fournisseur : définition et explication
Le sourcing fournisseur est une démarche qui consiste à identifier vos potentiels partenaires et de les comparer. L’objectif est de pouvoir déterminer celui qui propose le meilleur rapport qualité prix et qui est capable de produire dans les meilleurs délais. Ce système consiste donc à rechercher des fournisseurs, les évaluer et à les trier pour sélectionner le meilleur.
Le sourcing fournisseur s’avère donc être une étape importante pour le développement de votre entreprise. Toutes vos activités en dépendent et la qualité de vos productions y est fortement liée. Par ailleurs, les avantages de ce processus sont nombreux. Entre autres, vous pouvez bénéficier de coûts réduits, de produits et services fiables conformes aux besoins de votre entreprise, des prestations de qualité et in fine la satisfaction de la clientèle.
Avoir une bonne gestion des fournisseurs permet de maintenir la performance de votre entreprise. De plus, cela contribue à une meilleure gestion de la chaîne d’approvisionnement.
Comment faire un sourcing fournisseur ? Les 6 étapes clés
Qualifier le besoin
Avant de vous lancer dans la quête d’un fournisseur, il faut commencer par clarifier vos besoins. Cela vous aidera à établir une liste des critères qui répondront à vos exigences. Plusieurs éléments sont à considérer :
- Le type de produits et/ou de services recherchés
- Vos objectifs de production
- La localisation géographique
- Le budget alloué
- Les critères spécifiques recherchés, tels que les certifications et les labels
- Le niveau et la capacité de production
La détermination de vos besoins facilite votre sourcing fournisseur. Effectivement, vous pouvez facilement procéder à la rationalisation du panel fournisseur et réduire ainsi vos champs de recherche.
Faire un benchmark des fournisseurs potentiels
La seconde étape du processus est l’analyse comparative des fournisseurs. Pour ce faire, vous allez procéder à une comparaison des différents profils. Plusieurs critères sont à prendre en compte : l’expérience du fournisseur, les offres et les services proposés et les prix pratiqués.
Afin de faciliter cette démarche, consultez les avis de leurs clients sur Internet, à recourir aux annuaires, utiliser vos réseaux internationaux et tenir compte des recommandations. Ensuite, utilisez différents outils et méthodes pour faciliter le benchmark de vos potentiels partenaires. Enfin, l’idée est de pouvoir établir un cahier des charges fournisseurs. Le sourcing fournisseur peut sembler facile et pourtant, il nécessite plusieurs études et techniques. À cet effet, n’hésitez pas à engager un acheteur pour vous aider dans le processus.
Prendre contact avec les fournisseurs identifiés
À l’issue du benchmark, vous avez en main les identités des fournisseurs qui répondent le plus à vos besoins. Il est désormais temps de les contacter et d’avoir votre premier dialogue avec eux. Cette étape vous aidera à sélectionner vos futurs partenaires. Vous pouvez les contacter de différentes manières :
- Directement par appel téléphonique
- En leur envoyant un e-mail
- En leur proposant un rendez-vous d’affaires
Dans tous les cas, lors de cette première entrevue, vous allez pouvoir leur soutirer un maximum d’informations. Ce premier contact est avantageux pour chaque partie. D’un côté, vous allez pouvoir confirmer votre choix. D’un autre côté, les fournisseurs peuvent y trouver leur intérêt. Il est dès lors crucial de savoir les convaincre. Entre autres, vous allez leur exposer les avantages de travailler avec votre entreprise et les assurer quant à leur association avec vous.
Évaluer les fournisseurs avec votre grille d’évaluation
Le processus de sourcing fournisseurs se poursuit par l’évaluation de vos futurs partenaires selon votre grille. Pour ce faire, référez-vous à vos besoins et à vos critères. Comment procéder ?
- Établissez une liste et classez-les selon leur pertinence et leur efficience
- Outre leurs offres et services, tenez compte des avis et des recommandations faites par des tiers
- Donnez-leur des notes ou attribuez-les des points avant de choisir ceux qui répondent le mieux à vos attentes.
Négocier les conditions et établir un contrat
Une fois que vous avez sélectionné quelques potentiels fournisseurs, il est temps de passer aux négociations et à la signature d’un contrat. Pour ce faire, contactez-les. Vous pourrez ensuite discuter avec eux des différents termes du contrat. Vous pouvez négocier divers points afin d’optimiser votre chaîne d’approvisionnement :
- Les prix des produits et des services
- Les délais de livraison
- Les conditions de paiement
- Les réductions et/ou les remboursements
- Les conditions de livraison
- Les quantités dont vous avez besoin
- Les clauses de confidentialité
Cette étape est cruciale, car elle permet de confirmer votre choix de fournisseur
- Elle aide à établir un climat de confiance entre vous
- C’est aussi le moment idéal pour demander des devis
- C’est l’occasion d’évaluer, sur le long terme, les profits que vous pouvez tirer.
Vous pouvez aussi procéder à une évaluation directe de la performance de vos fournisseurs. Pour contrat à long terme, proposez une période d’essai à un fournisseur. Cette option vous aidera à :
- Évaluer sa performance sur une longue période
- Déterminer la régularité de ses services
- En déduire s’il est en mesure de suivre votre rythme ou, à défaut, si vous devez chercher un autre fournisseur.
Plusieurs facteurs sont donc à considérer :
- La qualité de la production ou de la prestation
- Le respect du délai de livraison et de la quantité demandée
- Le respect des conditions et des termes du contrat
Par ailleurs, sachez que votre processus d’approvisionnement dépend de la performance de vos fournisseurs. Les évaluer favorise donc une meilleure de la logistique. En même temps, cela réduit les risques de rupture de stock.
Gérer la relation avec les fournisseurs
La gestion des fournisseurs est également une étape cruciale du sourcing. En effet, votre collaboration ne s’arrête pas uniquement à la recherche du profil idéal et à la signature du contrat. Vos relations s’étendent sur le long terme et, à cet effet, il est primordial de bien s’entendre avec eux. Comment faire ?
- En communiquant régulièrement et ouvertement avec eux
- En leur proposant des idées innovantes
- En utilisant des outils technologiques de pointe
- En évaluant régulièrement leur performance
- En réglant à temps les factures et en gérant efficacement les éventuels litiges
Les avantages d’entretenir des relations saines avec vos partenaires sont nombreux : garantie de la qualité de vos produits et/ou services, fidélisation des clients, réduction des coûts et une collaboration sur le long terme. Cela permet d’instaurer un sentiment de confiance et une atmosphère positive entre vous. De plus, le sourcing fournisseur optimise les performances de votre chaîne d’approvisionnement.
Pour conclure, si vous souhaitez-vous améliorer la gestion de vos relations avec vos partenaires, voici quelques conseils :
- Utiliser un logiciel de gestion, pour automatiser certaines tâches, ce qui rend la communication plus fluide et plus rapide.
- Mettre en place de séances de réunion régulière pour discuter de l’évolution de votre collaboration et régler certains malentendus.
- Améliorer la marque employeur pour inciter les fournisseurs à continuer de travailler avec vous.
