La gestion des achats représente entre 60 à 70% du chiffre d’affaires d’une entreprise. Ce qui fait de l’optimisation des achats un processus incontournable pour la réussite de n’importe quel business. Plusieurs conditions doivent néanmoins être remplies pour un processus d’achat fluide et efficace. Zoom sur les différentes approches pour tirer le meilleur parti de cette démarche.
Pourquoi faut-il optimiser les achats dans une entreprise ?
La durabilité, la compétitivité, mais surtout la rentabilité d’une entreprise dépendent grandement de sa fonction achat. Car la manière dont vous gérez vos achats impacte directement votre chiffre d’affaires.
La fonction achat remplit 3 objectifs
- Réduire les coûts et gérer les dépenses : La fonction achat a pour principal but de trouver au prix le plus bas les acquisitions obligatoires d’une entreprise. Il ne suffit plus de respecter le budget alloué à l’achat, mais plutôt de le réduire. Pour cela, recherche approfondie et négociations doivent être au rendez-vous. De cette manière, l’entreprise en question pourra faire plus de bénéfices.
- S’assurer de la qualité des achats : C’est un critère incontournable. Tout le monde peut trouver des produits ou services à des prix compétitifs, mais pour ce qui est de la qualité, c’est autre chose. L’objectif de la fonction achat est de s’assurer de la qualité, toujours au meilleur prix.
- Optimiser la stratégie globale de l’entreprise : Enfin, la fonction achat participe directement au développement de la stratégie globale de l’entreprise. À travers son travail, ce département va, entre autres, identifier les tendances dans son secteur et travailler là-dessus. Ce qui le rend indispensable pour la durabilité et la croissance de l’entreprise.
Un processus d’achat non optimisé peut mettre en difficulté la fonction achats
Un processus d’achat non optimisé handicape fortement n’importe quelle entreprise. La fonction achats elle-même ne peut pas fonctionner correctement sans processus d’achat clair et efficace. Les risques sont :
- Le dépassement du budget des dépenses,
- Une qualité des achats médiocre (peu importe, produit ou service),
- Une Charge de travail trop importante;
Comment optimiser le processus d’achats ?
Améliorer la performance des achats est un enjeu crucial pour les entreprises. Dans cette optique, voici les solutions à privilégier :
Faire une analyse approfondie des dépenses
Avant de pouvoir optimiser vos achats, il est important de comprendre vos dépenses actuelles. Pour cela, il faut collecter et analyser vos données d’achat. Une réflexion plus approfondie de vos sorties d’argent définira les domaines dans lesquels vous pourrez réaliser des économies. En identifiant ces opportunités d’économies, vous pouvez adapter votre stratégie pour réduire vos coûts d’achat. Cela peut impliquer de renégocier vos contrats avec vos fournisseurs existants ou d’en rechercher de nouveaux.
Simplifier et rationaliser les achats
La centralisation des achats consiste à regrouper les activités d’achat au sein d’un service dédié. Cela simplifie grandement les processus d’achat et permet de mieux gérer les stocks et de négocier des prix plus avantageux. Ces pratiques rendent plus facile :
- Le suivi des dépenses,
- La comparaison des prix des produits ou services,
- L’identification des opportunités d’économies.
De plus, la centralisation des achats permet de négocier des contrats plus volumineux avec les fournisseurs. Ce qui peut conduire à des prix plus bas :
Effectuer une optimisation du processus d’achat grâce au lean purchasing
Le lean purchasing est une approche stratégique visant à optimiser le processus d’achat en éliminant les gaspillages et en améliorant l’efficacité. Pour ce faire, les entreprises doivent :
- Analyser la chaîne d’approvisionnement pour identifier les inefficacités,
- Se concentrer sur les activités à forte valeur ajoutée,
- Adopter des processus Lean simplifiés et efficaces,
- Suivre les résultats et rechercher des opportunités d’amélioration continue,
- Collaborer étroitement avec les fournisseurs pour améliorer la performance globale de la chaîne d’approvisionnement;
Choisir les meilleurs partenaires
Pour pouvoir travailler avec les meilleurs fournisseurs, vous devez d’abord définir vos critères de sélection. Cela peut inclure des facteurs tels que : le prix, la qualité, la fiabilité, le service client, l’accessibilité, la durabilité… Une fois que vous avez défini vos critères de sélection, vous pouvez commencer à rechercher des fournisseurs potentiels. Cette étape implique :
- Des demandes de devis,
- Des visites de leurs installations,
- Des rencontres avec les personnes décisionnaires.
Automatiser les tâches récurrentes
De nombreux outils existent pour automatiser des tâches qui visent à simplifier le processus d’achats en entreprise tels que : la création de commandes, le suivi des factures, la gestion des stocks, la gestion des contrats, la comparaison des fournisseurs ou encore le suivi des livraisons. Cette liste est non loin d’être exhaustive, car plusieurs autres tâches ont la possibilité d’être automatisées grâce à l’arrivée de l’IA. En investissant dessus, vous :
- Améliorez l’efficacité de votre processus d’achat,
- Réduisez, à coup sûr, vos coûts opérationnels.
Former les acheteurs
Des acheteurs bien formés sont un atout précieux pour votre entreprise. N’hésitez pas à dispenser des formations régulières sur les meilleures pratiques en matière d’achat. Vous leur donnerez les clés pour :
- Négocier plus efficacement,
- Identifier de nouvelles opportunités d’économies,
- Gérer les relations avec les fournisseurs,
- Maîtriser les différents outils d’automatisation;
Comment évaluer la performance de la fonction achats ?
Mesurer l’efficacité de la fonction achats est indispensable pour garantir la performance globale de l’entreprise. Comment s’y prendre ?
Définir des objectifs précis
La première étape de l’évaluation de la performance d’achats consiste à définir des objectifs précis et mesurables. Ces derniers doivent être alignés sur la stratégie globale de l’entreprise et tenir compte des enjeux spécifiques de la fonction achats. Les principaux objectifs à considérer sont les suivants :
- La qualité : réduire le taux de non-qualité des produits achetés, améliorer la satisfaction des utilisateurs internes vis-à-vis de la qualité des achats…
- Le coût : maîtriser les prix d’achat, optimiser le coût total des achats, dégager une marge commerciale optimale…
- Les délais : respecter les délais de livraison, fiabiliser la chaîne d’achat et d’approvisionnement, minimiser les ruptures de stock…
- La responsabilité sociétale : intégrer les critères RSE dans les processus d’achat, réduire l’impact environnemental des achats, favoriser des relations durables avec les fournisseurs…
Avoir un tableau de Bord
Pour évaluer la performance de la fonction achats, un tableau de bord est indispensable. Il offre une vue d’ensemble claire et mesure divers indicateurs clés de performance (KPIs). Les KPIs à prendre en compte sont :
- Qualité des marchandises réceptionnées
- Prix de vente proposés par les fournisseurs
- Délais de livraison
- Nombre de commandes passées
- Coût moyen des achats
- Marge commerciale
Mesurer l’impact sur la stratégie globale
L’évaluation de la performance achats ne doit pas se limiter à une analyse interne de la fonction. Il faut également avoir le réflexe de mesurer l’impact de la fonction achats sur la stratégie globale de l’entreprise. Pour ce faire, suivez ces indicateurs clés :
- Le niveau de satisfaction des collaborateurs vis-à-vis de la fonction achats
- La contribution aux objectifs RSE de l’entreprise
- L’impact sur la performance financière de l’entreprise (réduction des coûts, augmentation de la marge, etc.).