Dématérialisation des factures : qui est concerné ?

Découvrez comment la dématérialisation des factures peut impacter votre entreprise. Qui est concerné par ce changement ? Trouvez toutes les réponses ici.

Entre septembre 2026 et septembre 2027, les entreprises françaises assujetties à la TVA seront graduellement contraintes d’adopter la facturation électronique. Ce changement exigera une adaptation aux normes légales qui encadrent la dématérialisation des factures. Quelles sont les spécificités des nouveaux textes de loi ? Qui est visé par cette mesure ? Comment ajuster vos pratiques comptables pour rester conforme ? Réponses dans cet article.

En quoi consiste la dématérialisation des factures ?

La dématérialisation des factures consiste à remplacer les factures papier par des factures électroniques. Cela implique de numériser l’ensemble du processus de facturation, de la création à l’archivage, en passant par l’envoi et la réception.

Qui est concerné par la facture électronique ?

La facturation électronique concerne toutes les entreprises, indépendamment de leur taille, engagées dans des transactions commerciales en France avec d’autres entreprises soumises à la TVA, qu’il s’agisse d’achats ou de ventes de biens et de services. Elle concerne donc les échanges B2B ou entre entreprises. Et peu importe si vous êtes une entreprise locale ou une multinationale, l’introduction de la facturation électronique d’ici à 2026 vous concerne. 

Ce nouvel outil de facturation présente des avantages tangibles tels que la gestion optimisée des flux financiers, la réduction des frais et l’amélioration des processus opérationnels.

Différence entre dématérialisation de factures et dématérialisation fiscale

Bien que souvent confondues, il convient de distinguer la dématérialisation des factures de la dématérialisation fiscale dite « simple », qui consiste à envoyer une facture électronique par simple e-mail. 

En premier lieu, la dématérialisation fiscale « simple » ne répond pas aux normes réglementaires et légales françaises pour éliminer l’usage des factures papier. Par conséquent, la facture papier demeure l’original fiscal à considérer dans ce cas. En revanche, la dématérialisation des factures vous permet l’envoi de factures en format EDI (Échange de Données Informatisées) ou en PDF avec votre signature électronique. Ces deux formats sont conformes à la dématérialisation des factures pour vos clients ou des factures fournisseurs. Elle offre ainsi une alternative à l’utilisation de factures papier.

Une transition à anticiper et à préparer pour les entreprises

Que vous soyez confronté à la nécessité immédiate ou future d’adopter la facturation électronique, une préparation préalable s’avère essentielle. La transition vers la dématérialisation peut demander du temps, surtout si votre entreprise n’est pas encore largement numérisée. Par conséquent, il est crucial de planifier en avance afin d’être prêt lors du déploiement.

Cela inclut l’analyse du volume mensuel de factures traitées, l’inventaire des outils numériques déjà en votre possession, ainsi que l’évaluation des éventuels investissements informatiques nécessaires. En outre, au-delà de cette évaluation, il est primordial de se familiariser avec les obligations légales et le calendrier de mise en œuvre du processus de généralisation.

La dématérialisation des factures : quelles obligations légales ?

L’ordonnance n° 2014-697 du 26 juin 2014 a instauré l’obligation de fournir des factures électroniques aux organes de l’État français. La loi de finances pour l’année 2020 a ensuite étendu cette exigence à toutes les entreprises assujetties à la TVA et qui réalisent des transactions avec d’autres entreprises (B2B).

La loi de Finances de 2024 prévoit une mise en œuvre progressive de cette obligation entre le 1er septembre 2026 et le 1er septembre 2027, en tenant compte de la taille et du secteur d’activité des entreprises. 

À partir de 2026, toutes les entreprises devront accepter les factures électroniques, tandis que les grandes entreprises seront tenues de les émettre. Cette mesure entraîne diverses obligations légales liées à la dématérialisation des factures.

  • Les factures électroniques doivent être conformes aux exigences légales et fiscales en vigueur. Elles doivent notamment comporter toutes les mentions obligatoires, telles que : le nom et l’adresse du vendeur et de l’acheteur, la date de la vente, le numéro de facture, la quantité et le prix des produits ou services vendus, le taux de TVA applicable, etc.
  • Les factures électroniques doivent être conservées pendant 10 ans (article L. 123-22 du Code du Commerce). Elles doivent être conservées dans un format numérique inaltérable et accessible à l’administration fiscale. Selon l’article L 102 b du Livre de Procédures fiscales, vous avez l’obligation de conserver les factures durant une période de 06 ans.
  • Les entreprises doivent être en mesure de fournir à l’administration fiscale, sur demande, l’original de la facture électronique. L’original de la facture électronique peut être conservé sous forme numérique ou papier.

En cas de non-respect de ces obligations, les entreprises s’exposent à de lourdes sanctions, dont une amende pouvant aller jusqu’à 75.000 €.

Le calendrier de généralisation de la facturation électronique

Selon l’article 3 de l’ordonnance du 15 septembre 2021, un échéancier progressif est établi pour la mise en place de la facturation électronique par les entreprises :

  •  1ᵉʳ septembre 2026 : toutes les entreprises devront recevoir des factures électroniques, tandis que les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire seront également tenues de les émettre.
  • 1ᵉʳ septembre 2027 : les petites et moyennes entreprises ainsi que les microentreprises devront aussi émettre des factures électroniques.

Cependant, afin d’assurer un déploiement fiable, ces dates d’entrée en vigueur pourront être ajustées d’un trimestre en fonction des enjeux pour les entreprises.

Pourquoi dématérialiser ses factures ?

La dématérialisation des factures présente de nombreux avantages pour votre entreprise.

Simplifiez vos activités administratives et financières

La dématérialisation des factures remplace les processus manuels fastidieux par des solutions numériques automatisées. Adieu les tâches répétitives de saisie, de classement et d’archivage ! La recherche d’une facture devient instantanée et l’accès aux informations est simplifié pour tous les services concernés.

Réduire le coût de traitement d’une facture

La facturation électronique présente des avantages significatifs en termes de réduction des coûts associés à l’impression, à l’envoi postal et au stockage des factures papier. De plus, elle contribue à minimiser les erreurs de facturation ainsi que les frais occasionnés par les retards de paiement.

Comparativement au traitement manuel, le coût de traitement d’une facture reçue (chez votre client) varie entre 14 et 20€, tandis qu’il se situe entre 5 et 10€ pour une facture émise (chez vous). En revanche, le coût de la facture électronique s’élève à seulement 40 à 45 centimes d’euro, et représente une économie de 50 à 75% par rapport au traitement papier.

Mieux maîtriser les délais de paiement

Les factures papier nécessitent un envoi postal, ce qui entraîne un délai d’acheminement prolongé et contribue à retarder les paiements. La digitalisation offre l’avantage d’une transmission instantanée des factures, favorisant ainsi la fluidité des échanges entre le client et vous.

En effet, la facturation dématérialisée ou électronique représente un moyen simple et efficace de lutter contre les retards de paiement, d’autant plus qu’elle élimine les risques d’erreurs de saisie et de comptabilisation.

Les outils de la facturation entre entreprises

Pour simplifier le processus de dématérialisation des factures, de nombreux outils existent, dont les logiciels de facturation et les logiciels de GED (Gestion Électronique des Documents).

Les logiciels de facturation

Assez répandus, ces outils permettent de créer, d’envoyer et de recevoir des factures électroniques de manière simple et sécurisée. Ils garantissent la conformité des factures aux exigences légales et fiscales en vigueur. Ils peuvent faire office de logiciel de gestion des achats et offrent souvent des fonctionnalités avancées telles que le suivi des paiements, la gestion des relances et la création de tableaux de bord ou la facturation en comptabilité.

Les logiciels de GED

Ces logiciels visent à centraliser et de stocker l’ensemble des documents de l’entreprise, y compris les factures. Ils facilitent la recherche et l’accès aux documents, et garantissent leur sécurité et leur intégrité. Pareillement, un bon logiciel GED permet de contrôler la circulation et la diffusion des documents au sein de votre structure. Le choix de l’outil ou du logiciel le plus adapté à vos besoins dépend de plusieurs facteurs, tels que la taille de votre entreprise, votre volume de factures et vos besoins spécifiques. Il est important de comparer les différentes solutions disponibles et de choisir celle qui offre le meilleur rapport qualité-prix.

Thomas C.
Thomas C.
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