Si votre entreprise réalise chaque jour des achats, assurer un suivi efficace de ces derniers est important pour la continuité de vos activités. Un bon traitement comptable des factures fournisseurs favorise en effet la santé financière de votre société.
Pourquoi assurer un bon traitement des factures fournisseurs est important ?
Une facture fournisseur (voir la définition dans cet article) est une facture d’achat. Elle témoigne des dettes qu’une entreprise a contractées envers un fournisseur de biens et/ou de services. Processus essentiel pour garantir la sécurité des données, le traitement des factures fournisseurs permet une meilleure gestion des flux de trésorerie de votre entreprise. Mais aussi de :
Réduire les risques d’erreurs
Une saisie automatisée des données élimine les erreurs d’inattention liées à la transcription manuelle faite par un humain. Elle permet aussi de gagner du temps et, par conséquent, en efficacité. Ce processus permet ainsi un meilleur contrôle des factures fournisseurs, en plus d’offrir la possibilité de mieux les suivre dans le temps. Il permet notamment une vérification approfondie des documents qui parviennent à votre entreprise. Et aide à en sortir les éventuelles erreurs et anomalies sur les factures reçues.
Par ailleurs, cette opération réduit les risques d’erreurs liés au paiement des fournisseurs :
- Les retards de paiement sont réduits.
- Les erreurs sur le montant à payer sont très faibles, voire inexistantes.
- Les éventuelles anomalies des factures sont détectées à temps.
Réduire la fraude à la facture fournisseur
Imaginez cette situation : votre comptable reçoit une facture fournisseur et rédige un chèque pour la régler. Le responsable financier valide le paiement et le chèque est envoyé par courrier. À défaut, un virement est effectué. Dit comme cela, il n’y a rien de mal. Pourtant, il est possible que la facture présentée soit frauduleuse.
Et oui, votre comptable n’a aucun moyen de vérifier qu’une marchandise a bien été livrée, ou qu’une prestation a bien été donnée. Il peut certes identifier et connaître le fournisseur ou le prestataire, mais il ne peut garantir la véracité de la facture qu’il a reçue.
On comprend mieux ici l’intérêt de mettre en place un processus de traitement des factures fournisseurs qui permettrait de réduire ces risques et de sécuriser votre compte et vos données.
Les étapes du traitement des factures fournisseurs
Pour garantir une meilleure sécurité financière et un meilleur suivi de vos transactions, voici les étapes clés du traitement des factures fournisseurs.
Réceptionner les pièces comptables fournisseurs
Tout commence à la réception des factures. Ces dernières peuvent être sous forme papier ou électronique, et peuvent être de natures différentes. Dès leur arrivée, il est important de bien les identifier pour pouvoir mieux les classer.
Enregistrer les factures en comptabilité
Lorsque vous êtes sûr de l’authenticité d’une facture, passez à l’enregistrement comptable. Vous devez cependant respecter les règles comptables et saisir les informations clés de la facture. Pour limiter les erreurs, vous pouvez recourir à un logiciel de comptabilité ou opter pour la dématérialisation.
Contrôler puis approuver les factures fournisseurs
Une fois la facture fournisseur enregistrée, vous devez en effectuer un contrôle minutieux pour vous assurer de sa pertinence. Pour ce faire, examinez-la de fond en comble :
- L’identité du fournisseur, son adresse et ses coordonnées,
- Le numéro de la facture,
- La date d’émission de cette dernière,
- La quantité des produits ou des services,
- La signature du fournisseur…
La procédure de contrôle des factures est cruciale pour votre entreprise. Elle permet de révéler d’éventuelles erreurs et anomalies. Si tel est le cas, demandez une facture d’avoir à votre fournisseur, recommencez les précédentes étapes jusqu’à ce que vous soyez sûr de la véracité de la facture reçue.
Payer les factures fournisseurs
Ce n’est qu’après avoir été validée qu’une facture peut être réglée, et que le service comptable émet ce qu’on appelle un “bon à payer”. Cependant, le paiement de vos fournisseurs doit se faire dans les temps au risque d’être pénalisé. Les délais impartis pour régler votre fournisseur sont, en principe, les suivants :
- 30 jours après la réception des commandes,
- 60 jours après la date d’émission de la facture,
- 45 jours fin du mois.
Classer et archiver les pièces comptables de façon sécurisée
Une facture payée est archivée. Elle doit être conservée pendant au moins 10 ans. Cette dernière étape est d’une importance capitale pour votre entreprise. En effet, cela facilite la traçabilité de la facture et de la retrouver facilement en cas de problèmes ultérieurs.
Comment améliorer le processus de traitement des factures ?
Anticiper la généralisation de la facturation électronique
D’ici au 1ᵉʳ janvier 2026, toutes les entreprises doivent fournir des factures électroniques. Les avantages sont nombreux :
- Gain de temps, à la fois dans le processus de saisie de données que dans l’envoi des factures.
- Économie d’argent, dûe à la réduction d’utilisation de papier, d’encre ou encore d’énergie.
- Réduction des délais de paiement grâce à une rapidité de travail.
- Réduction des factures impayées grâce à un meilleur suivi de l’état des factures.
- Diminution des litiges en procurant une meilleure traçabilité des paiements et de vos factures fournisseurs.
Automatiser ce processus avec les bons outils
L’automatisation du processus de facturation contribue à l’amélioration du traitement de vos factures fournisseurs. Cela permet de centraliser vos données grâce au regroupement d’informations identiques dans une seule branche : achats, transactions, services, fournisseurs…
Cela permet aussi l’automatisation de certaines tâches : le traitement des factures électroniques, l’envoi des factures, la génération de factures… Et enfin, cela facilite l’exportation automatique de vos données vers l’outil utilisé. Cela favorise notamment une meilleure synchronisation et la cohérence et l’efficacité accrue dans la gestion de vos opérations comptables.
Le traitement comptable des factures fournisseurs est un long processus qui implique l’analyse de plusieurs paramètres. Cela demande du temps et, par conséquent, un important investissement. Il garantit cependant un meilleur contrôle et suivi des flux de trésorerie de votre entreprise. Toutefois, dans la perspective d’améliorer cette opération, le gouvernement français exige, à partir de 2026, l’émission de factures électroniques pour toutes les entreprises.
