Achat et approvisionnement : quelles différences ?

Par abus de langage, un grand nombre de personnes utilisent souvent les termes achat et approvisionnement pour définir une seule et même opération : celle d’acquérir des biens pour l’entreprise. Et bien que ça soit leur objectif commun, ces deux concepts ne sont pas tout à fait semblables et ne doivent pas être confondus. 

Quelle est la principale différence entre les achats et l’approvisionnement ?

La principale différence entre l’achat et l’approvisionnement réside essentiellement dans l’importance des biens ou services demandés pour la société. Dans le monde des affaires, les achats ou purchasing peuvent être de toute nature (aliments, objets, services…). Contrairement aux approvisionnements, ils n’ont pas nécessairement une importance stratégique pour l’entreprise. En effet, parfois, cette action est uniquement motivée par des besoins immédiats. Pour ces raisons, les achats ne requièrent pas forcément une relation durable avec les fournisseurs. D’ailleurs, l’un des principaux enjeux de cette opération implique surtout l’obtention d’un meilleur rapport qualité/prix. 

L’approvisionnement ou procurement, quant à lui, englobe une vaste opération incluant plusieurs processus : de l’identification des besoins de la société en passant par l’achat, jusqu’à la réception des commandes ainsi que la gestion des stocks. Dans ce cas-ci, seuls les biens ou services indispensables au bon fonctionnement d’une activité au sein de l’entreprise sont concernés. Ce peut être l’approvisionnement d’un chantier de construction, d’un magasin, d’une usine de fabrication… Pour faire simple, cette opération permet de s’assurer que la société ne souffre d’aucune pénurie de biens matériels nécessaires à la continuité de ses activités. Compte tenu de son importance, une relation durable avec les fournisseurs s’avère indispensable. 

Qu’est-ce que la gestion des achats ?

La gestion des achats se résume essentiellement en l’acquisition des biens ou services, utiles à la société auprès d’un fournisseur extérieur. En fonction des besoins, on peut classer cette opération en deux catégories : 

• Des achats indirects : des biens ou prestations qui ne concernent pas directement la production de l’entreprise (des fournitures de bureau, des matériels et des produits de nettoyage, etc.) ;
• Des achats directs : cela concerne des biens indispensables à la production (matière première, composants, etc.).

Mais quels objectifs remplit cette fonction ?

Les objectifs de la fonction des achats 

La fonction achat permet de : 

• Rentabiliser l’activité de l’entreprise : grâce aux coûts des biens acquis utiles à la production, la fonction des achats permet d’optimiser le bénéfice ;
• S’approvisionner en produits de qualité : la gestion des achats s’assure que seuls des produits de qualité soient sélectionnés afin d’obtenir d’excellents résultats et ainsi, renforcer son image de marque ;
• Booster la compétitivité : obtenir des produits qualitatifs, à moindre coût et dans les meilleurs délais contribue à améliorer la satisfaction client. Cela permet de renforcer sa position sur le marché.

Les étapes du processus Procure-to-Pay

Le processus d’achats pour Procure-to-Pay ou encore P2P, englobe plusieurs étapes clés. Si ces dernières varient légèrement en fonction de la société, de manière générale, elles impliquent de :

1. Définir le besoin : cette étape consiste à déterminer les besoins en biens et services de la société, et ce, quelles que soient leurs natures et leurs importances.
2. Rechercher des fournisseurs : les moyens de trouver les fournisseurs sont nombreux. Il s’agit, entre autres, de faire des recherches sur Internet ou de consulter les annuaires BtoB.
3. Demander un devis ou lancer un appel d’offres : l’objectif de cette opération est d’obtenir un document qui fournit des détails sur le coût potentiel des biens et services que l’entreprise envisage d’acheter.
4. Analyser les propositions sur plusieurs bases : ici, les offres de chaque fournisseur passent au peigne fin. Les critères d’évaluation incluent le prix, la livraison, les termes de paiement et la fiabilité.
5. Négocier avec les fournisseurs : pour obtenir une meilleure offre, n’hésitez pas à négocier les termes de votre commande. Vous pouvez faire jouer la concurrence pour obtenir un rabais sur le prix ou pour bénéficier d’un délai de livraison plus court.
6. Contractualiser : l’établissement du contrat est l’une des étapes finales du processus d’achat. Ce document va définir les obligations de la société et du fournisseur.
7. Facturer : c’est lors de cette opération finale que l’entreprise procède à l’autorisation et au paiement du fournisseur. Cela doit être fait conformément aux termes du paiement convenu par les deux parties.

Qu’est-ce que la gestion des approvisionnements ?

Ce sont essentiellement ces deux opérations qui résument le processus de gestion des approvisionnements. À travers ces deux éléments, cette dernière s’assure que la société dispose des ressources nécessaires (biens et services) pour opérer de manière efficace et sans discontinuité. Ceci afin de répondre à la demande tout en ayant un bon contrôle sur les coûts et les stocks.

Les objectifs de la fonction approvisionnement

Les objectifs de la gestion de l’approvisionnement d’une entreprise incluent :

• La réduction des coûts d’achats et de stockage : la gestion de l’approvisionnement permet de minimiser les dépenses d’une entreprise. Mais comment ? La société peut intervenir de plusieurs manières, par exemple, en trouvant un fournisseur qui propose un meilleur rapport qualité-prix ou en faisant simplement jouer la concurrence.
• L’anticipation de la rupture de stock et le surstockage : il faut bien connaître les besoins futurs de votre société afin d’éviter certains problèmes liés à l’approvisionnement, que ce soit le surstockage ou la rupture de stock. 
• L’accès à des produits de bonne qualité dans les meilleures conditions : une gestion d’approvisionnement efficace vise également à obtenir des produits de qualité supérieure à des prix compétitifs. Cela contribue à améliorer la valeur finale des services et produits offerts par l’entreprise tout en réduisant les déchets.

En somme, ce processus est indispensable pour garantir l’équilibre entre la satisfaction des besoins de votre clientèle et une meilleure gestion du coût et de la rentabilité de l’entreprise. Mais pour atteindre ces objectifs et optimiser l’achat, l’acquisition doit se faire au meilleur moment ainsi qu’au meilleur prix. Aussi, la gestion de stock doit être efficace pour prévenir les pénuries ou encore le surstockage. 

Les étapes du processus d’approvisionnement

Un processus d’approvisionnement réussi passe par plusieurs étapes clés qui sont :

• L’identification des besoins : il s’agit ici de déterminer les services et produits indispensables à l’activité de l’entreprise en analysant le stock disponible ainsi que les besoins clients. Cela aboutit à la création de demandes d’achat.
• Choix de fournisseurs et demande de devis : pour un choix éclairé, plusieurs critères de choix entrent en jeu. Parmi ces derniers, on peut inclure le prix, la qualité, les modalités de paiement et de livraison, etc. 
• Émission du bon de commande : après avoir sélectionné le meilleur fournisseur, l’entreprise doit présenter au fournisseur un bon de commande.
• Réception des marchandises : assurez-vous que les produits livrés sont conformes à votre commande. Vérifiez également que les biens achetés n’aient pas subi des dommages lors de leur transport.
• Paiement : ici, l’entreprise procède au paiement selon les conditions définies avec le fournisseur. Les deux parties peuvent convenir d’un acompte à payer avec la livraison, un paiement échelonné, etc.

Suivi et évaluation : pour finir, l’entreprise met en place un suivi afin d’évaluer les axes d’amélioration du processus d’approvisionnement afin d’optimiser l’opération. Cela peut inclure l’ajustement des démarches d’approvisionnement ainsi que l’analyse des performances des fournisseurs.