Paiement fournisseur : délais et règles à connaître

Découvrez les étapes clés pour payer vos fournisseurs, les délais à respecter et les règles en France pour une gestion optimale.

La gestion des paiements fournisseurs est bien plus qu’une simple transaction financière ! C’est le fondement même d’une relation commerciale solide. En effet, elle contribue à améliorer la réputation et à assurer la stabilité de votre entreprise. Pour toutes ces raisons, vous devez placer cette tâche au centre de vos opérations. Mais naviguer dans le labyrinthe des lois et des réglementations peut s’avérer complexe. C’est pourquoi la maîtrise des différentes étapes du processus de paiement, et la compréhension des règles en vigueur s’avèrent indispensables. On vous explique.

Comment payer ses fournisseurs ? 4 étapes clés

Évidemment, le paiement d’un fournisseur ne se fait pas n’importe comment. Pour assurer une bonne gestion de la trésorerie et afin de se conformer aux normes établies, certaines étapes doivent être respectées.

Vérifier les conditions de paiement

Avant de procéder au paiement de votre fournisseur, commencez par vérifier les conditions stipulées dans le contrat avec ce dernier. Ce que vous devez savoir : le délai de paiement, les modalités de paiement et les pénalités en cas de retard.

Gérer les factures fournisseurs

Lorsque vous recevez les factures fournisseurs, vérifiez soigneusement si les détails sont corrects et reflètent fidèlement les transactions effectuées (comparez les bons de commande, le stock, les devis, etc.). Ensuite, enregistrez les factures dans votre système de comptabilité pour garder une trace facile à consulter. Veillez également à archiver le document émis par votre fournisseur pour une référence future.

Une fois les contrôles terminés, un bon à payer peut être émis. Bien que ce document ne soit pas obligatoire, il est fortement recommandé. Pourquoi ? C’est avant tout par souci de transparence, mais pas que. C’est grâce à ce document que vous pouvez prouver que les transactions sont conformes aux politiques de l’entreprise et sont parfaitement légitimes. 

Choisir parmi les différents moyens de paiement

Une fois la facture approuvée, place maintenant au règlement du montant dû. Pour réaliser cette opération, vous devez sélectionner un moyen de paiement. Ce dernier peut être établi entre vous et votre fournisseur. Selon le montant ou les capacités de l’entreprise, ce peut être par chèque, par le biais de paiements électroniques, par virement bancaire…

Comment faire un virement bancaire à un fournisseur ?

Bien que les options de paiement soient nombreuses et variées, sachez que le virement bancaire reste la solution la plus sûre et la plus utilisée. Pour faire un paiement :

  • Accédez à votre espace bancaire en ligne.
  • Rendez-vous dans la section « opérations », sélectionnez l’option virement.
  • Renseignez les informations de votre fournisseur : nom, BIC (Bank Identifier Code) et l’IBAN (International Bank Account Number).
  • Indiquez le montant du virement (périodique ou unique).
  • Vérifiez puis confirmez l’ordre.

Comment payer un fournisseur domicilié à l’étranger ?

Les risques de non-paiement étant très élevés, n’hésitez pas à opter pour des solutions plus sûres afin de renforcer la confiance. Vous avez le choix entre :

  • Les effets de commerce : vous pouvez opter pour le billet à ordre ou la lettre de change international. Cette dernière désigne un instrument de crédit couramment utilisé dans le commerce international. Elle permet au fournisseur de garantir le paiement à une date future, ce qui offre une certaine sécurité dans la transaction ;
  • Les virements internationaux : ils sont souvent le moyen le plus direct et le plus rapide pour transférer des fonds. Les banques utilisent des réseaux sécurisés comme SWIFT pour effectuer ces transactions. Cela inclut néanmoins des frais de conversion de devises.

Saisir les écritures du paiement fournisseur

Une fois la facture acquittée, vous devez enregistrer cette opération dans le journal comptable de votre entreprise. C’est nécessaire pour garder une trace de toutes les transactions financières. 

Pour les sociétés, cette opération s’avère cruciale. En effet, elle permet d’assurer une comptabilité précise et à jour pour une meilleure gestion de la trésorerie. Cette étape implique essentiellement de renseigner le montant payé, la date du paiement, la référence de la facture ainsi que toute autre information pertinente. 

Délais de paiement : les règles à connaître

Saviez-vous qu’il existe actuellement un délai de paiement par défaut en vigueur ? Qu’en cas de non-respect de ce délai, vous vous exposez à une sanction ? Pour prévenir ce genre de problèmes, voici ce que vous devez savoir.

Quel est le délai de paiement fournisseur en vigueur en France ?

Il est de 30 jours à compter de la réception de la marchandise ou de la prestation de services. C’est le délai de paiement par défaut en vigueur que vous devez respecter. Ce délai peut être négocié et changé, selon les conditions que vous avez établies avec votre fournisseur. Néanmoins, il ne peut excéder les 60 jours

Quelles sont les sanctions en cas de retard de paiement ?

Vous êtes en retard dans vos paiements ? Le fournisseur est parfaitement en droit d’appliquer des pénalités de retard et des frais de recouvrement. En cas de besoin, vous pouvez vérifier les détails sur ces sanctions dans les conditions générales de vente de votre fournisseur (CGV). Leurs taux dépendent du taux directeur de la Banque centrale européenne.

Automatiser le paiement des factures fournisseurs : quels avantages ?

Pourquoi devriez-vous automatiser le paiement des factures des fournisseurs ?

Conformité et précision

L’avantage premier de l’automatisation, c’est sans doute la fiabilité. Si les humains peuvent faire des erreurs, les programmes non. Grâce à un tel processus, se conformer aux réglementations fiscales et comptables en vigueur devient donc plus simple. Et en France, toutes les entreprises devront obligatoirement passer à la facturation électronique dès 2026. Cela rendra nécessaire l’usage d’un système électronique pour une gestion simplifiée.

Facilité d’audit et traçabilité

Avec un procédé automatique, vous pouvez accéder à tout moment à l’historique complet des factures. Vous avez la possibilité de faire le suivi de chaque facture à sa date de réception jusqu’à son règlement. Tout ceci permet de simplifier l’audit.

Gain de temps

La saisie de données peut être chronophage. Opter pour un système automatisé vous permet ainsi de gagner un temps précieux. Grâce à cette solution, les ressources humaines peuvent être affectées à d’autres tâches plus stratégiques. 

Adaptabilité et facilité d’analyse

Que votre entreprise s’accroisse rapidement ou que les ventes chutent, un système automatisé vous permet de vous adapter sans problème. La gestion s’en trouve toujours facilitée. En outre, avec une solution automatisée, l’analyse des données et du reporting devient simple. Une plateforme de gestion de facture vous donne accès à différentes sortes de métriques. Cela permet d’examiner la performance des entreprises en temps réel.

Thomas C.
Thomas C.
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